管理人はつらいよ   
マンション管理最前線

FAXを間違えたところに送信してしまった 個人情報ばら撒き




2014/1


  会社のほうから、「緊急通告」が来ました。その内容は。

 「マンション住民の個人情報満載のFAX文書が、間違えて、全然関係のない番号に送信してしまい、第三者に情報が漏れてしまった。FAXを送信する際は、相手の番号をしっかりと確認してから送れ」というものでした。

 この手のミスって、よくあります。この管理室のFAX機にも、以前、「これって、その会社の機密情報だろ?」っていうすごい文書が誤送信されてきたことがあります。
 私自身もあります。ミス送信先が、よく知っている会社だったので、「管理人さん。お宅、間違えて送信してきたよ」と、すぐに電話がかかってきて、ミスに気づきました。この時は、個人情報が流出したりせず、助かりました。

 おそらく、今は、どこの会社でも、「FAXの誤送信対策」というのを、「送信は必ず2名で行なう」とか「送信前に上司に確認する」とか、そういうのを会社として決めて、全従業員に通達していると思うのですが、いい加減なマンション管理業界では、「しっかり確認しろ」程度のことしか言って来ません。

 そこで、私としては自分独自で、こんな対策をしております。FAX文書の文章の内容に関することです。

「マンション名は略称で書く」・・・「グランドクエスト埼玉」であれば、「GC埼玉」とかにします。
「住民の氏名は書かない」・・・「908号室のKさん」とか書きます。
「住民の電話番号は書かない」・・・電話番号を伝える時は、FAXを使用せず、電話で行ないます。

こんな対策をし、かつ、「銀行の口座番号とか、これは、漏れたらまずいなあ」という物に関しては、急がないものであれば、昔ながらの「封書」で郵送しています。

 図面とか、見積書とか、ややこしいものは、やっぱりFAXが便利ですが、「503号室の岡元さんの子供が交通事故にあった」とか、そういうのは、情報漏洩が怖いので、電話のほうがいいかもしれません。誤送信とか考えると、なんか、時代に逆行したほうがいいのかもと思っています。便利なようで不便な世の中だなあ。